System kancelaryjny Biebrzańskiego Parku Narodowego
Stosowany w BPN system kancelaryjny jest systemem kancelaryjnym dziennikowym rejestrowym, opartym na jednolitym rzeczowym wykazie akt
W systemie tym dokonuje się rejestracji spraw (nie pojedynczych pism) w spisach spraw dołączonych do teczek akt spraw.
Jednolity rzeczowy wykaz akt (zwany dalej wykazem akt) jest to tematyczny podział dokumentacji powstającej w toku działalności BPN, zawierający archiwalną jej kwalifikację.
Wykaz akt ma budowę hierarchiczną i opiera się na systemie klasyfikacji dziesiętnej. Oznacza to, że całość funkcji BPN, a zarazem powstającej w związku z tym dokumentacji, może zostać podzielona na dziesięć klas pierwszego rzędu, oznaczonych symbolami jednocyfrowymi od 0 do 9. Każda z tych klas może zostać podzielona na dziesięć klas drugiego rzędu, oznaczonych symbolami dwucyfrowymi (np. od 00 do 09, od 10 do 19 itd. ), powstałymi przez dodanie do symbolu klas pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9. Według tej samej zasady wyłoniono hasła szczegółowe: trzeciego i czwartego rzędu.
W razie potrzeby mogą być tworzone hasła dalszych klas. Klasy końcowe w poszczególnych grupach spraw stanowią zarazem tytuły teczek akt spraw.
Zmiany w wykazie akt wprowadza dyrektor BPN w porozumieniu z dyrektorem właściwego terytorialnie archiwum państwowego.
Budowa wykazu akt jest niezależna od struktury organizacyjnej, wskutek tego dokumentacja jednorodna tematycznie pochodząca z różnych komórek organizacyjnych będzie posiadała to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. Wyróżniać ją będą tylko symbole nazwy komórki organizacyjnej.
Każda komórka organizacyjna BPN powinna sporządzić do własnego Użytku wyciąg z wykazu akt, zawierający hasła występujące w jej działalności wraz z symbolami liczbowymi i kwalifikacją archiwalną.
Czynności kancelaryjne spełniają:

Ogólne, dotyczące całej jednostki organizacyjnej: pracownik sekretariatu samodzielny referent ds. obsługi sekretariatu, do obowiązków, którego należy:

a) przyjmowanie i rozdzielanie otrzymanych z zewnątrz pism (wpływów),
b) wysyłanie odpowiedzi na zewnątrz.
Szczegółowe - w kwestiach merytorycznych: pracownicy odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie sprawy, do obowiązków, których należy:
a) klasyfikacja spraw, łączenie pism w sprawy, a spraw w teczki spraw,
b) nadawanie pismom sygnatury kancelaryjnej oraz rejestracja w spisach spraw,
c) przygotowanie projektów pism i przedkładanie do aprobaty przełożonym oraz sporządzanie i przedkładanie czystopisów do podpisu lub bezpośrednie sporządzanie odpowiedzi,
d) przechowywanie dokumentacji do chwili przekazania do archiwum zakładowego.

Obieg dokumentacji
Do zasadniczych etapów obiegu dokumentacji należy:
a) przyjmowanie i rozdzielanie otrzymanych z zewnątrz pism (wpływów),
b) przedkładanie do dekretacji dyrektorowi BPN i jego zastępcom,
c) nadawanie pismom sygnatury kancelaryjnej, rejestracja w spisach spraw, merytoryczne załatwienie,
d) przedkładanie projektów pism do aprobaty przełożonym, przedkładanie czystopisów do podpisu lub bezpośrednie sporządzanie odpowiedzi,
e) sporządzanie czystopisów odpowiedzi brulionowych, wysyłanie odpowiedzi na zewnątrz,
t) włączenie sprawy załatwionej do właściwej teczki akt spraw.
Obieg dokumentacji w BPN odbywa się zasadniczo bez pokwitowań
Po załatwieniu sprawy należy złożyć akta sprawy niezwłocznie do właściwej teczki akt spraw.

Przyjmowanie, dekretacja i rozdzielanie wpływów
Korespondencję wpływającą przyjmuje sekretariat, a w wyjątkowych sytuacjach, bezpośrednio korespondencję wpływającą przyjmować mogą kierownicy komórek organizacyjnych lub pracownicy załatwiający sprawy merytorycznie, gdy do jej załatwienia potrzebne jest osobiste wyjaśnienie interesanta.
Prowadzi się dziennik korespondencyjny w celu rejestracji poszczególnych pism, poprzez wpisanie ich do dziennika Sprawę rejestruje się jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie, otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego przez daną komórkę organizacyjną BPN. Każde nowe pismo dotyczące sprawy już zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak sprawy .
Spisy spraw prowadzi się oddzielnie dla każdej teczki aktowej założonej według haseł z wykazu akt, dla końcowej w ramach danej grupy spraw klasy.
Rejestracji podlegają sprawy zakwalifikowane jako materiały archiwalne, inne ważne dla funkcjonowania. BPN oraz wszelkie wymagające merytorycznego załatwienia
Sprawy wymagające specjalnej formy rejestracji (ewidencji) nie podlegają rejestracji w spisach spraw, lecz są ewidencjonowane w sposób unormowany dla tych spraw.
Cechą rozpoznawczą sprawy jest jej znak (sygnatura kancelaryjna), umieszczany w obrębie pieczątki wpływu dla pism przychodzących, a dla pism własnych zgodnie z formularzem. Składa się on z czterech elementów:
Teczki spraw zakłada się z napływem spraw, zgodnie z wykazem akt. W zasadzie na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki ze spisami spraw. W razie znikomej ilości spraw powstałych w ciągu roku, można prowadzić teczki przez kilka lat, zakładając jednak na każdy rok nowy spis spraw.
Sprawę nie zakończoną w roku rejestracji załatwia się w roku następnym nie zmieniając dotychczasowego jej znaku i pozostawiając w dawnej teczce spraw. Wyjątek stanowi sprawa, do której wpłynie pismo w kolejnym roku, wówczas przenosi się ją do teczki spraw założonej w nowym roku i rejestruje ponownie, umieszczając w dawnym spisie spraw stosowną adnotację z nowym znakiem sprawy .
Teczka akt spraw powinna zawierać tylko sprawy zaklasyfikowane do danego hasła wykazu akt i w związku z tym o jednakowej kwalifikacji archiwalnej (jednakowym okresie przechowywania). Niedopuszczalne jest łączenie w jednej teczce aktowej spraw dotyczących różnych haseł wykazu, a w zwłaszcza o różnej kwalifikacji archiwalnej. Wobec dużej ilości spraw teczka może być dzielona na tomy, tak, aby jej grzbiet nie przekraczał około pięciu centymetrów.

Zasady pisemnego załatwienia sprawy,
Każdą sprawę należy załatwiać osobnym pismem.
Przy sporządzaniu pism należy przestrzegać formularza zawierającego następujące elementy
a) dane adresowe własne,
b) imię i nazwisko lub nazwę odbiorcy oraz jego adres,
c) w przypadku odpowiedzi na wpływ: datę pisma wpływającego i znak sprawy nadawcy,
d) znak sprawy własny,
e) datę sporządzenia odpowiedzi,
f) podpis w obrębie pieczęci określającej stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko
uprawnionego do podpisu,
g) inicjały pracownika sporządzającego pismo,
h) liczbę załączników.
Gdy treść pisma jest podawana do wiadomości innym osobom lub instytucjom niż adresat zasadniczy, pod treścią pisma po zwrocie "Otrzymują" albo "Do wiadomości" wymienia się te osoby, instytucje.

W ramach załatwiania spraw zgłaszanych przez interesantów Park i Gospodarstwo Pomocnicze przy BPN prowadzi:

• opiniowanie wniosków dotyczących prowadzonych na terenie parku po otrzymaniu prośby od właściwego urzędu,
• zakup drewna załatwiana jest po uprzednim złożeniu podania w sekretariacie Biebrzańskiego Parku Narodowego i zatwierdzeniu go przez Dyrektora BPN. Sprzedaż odbywa się wg. stawek określonych przez park.
• odszkodowania za szkody wyrządzone przez zwierzęta w uprawach oszacowania szkody po uprzednim jej zgłoszeniu ustnym bądź pisemnym dokonuje specjalnie w tym celu powołana Komisja. Osoba zgłaszająca prośbę o oszacowanie zobowiązana jest do dokładnego określenia miejsca zdarzenia (wskazane podanie numeru działki),
• wydawanie zezwoleń na badania naukowe na terenie parku,
• wydawanie zezwoleń na filmowanie i fotografowanie.